Procedura Post No-Show
- Tentativo di contatto immediato: Chiama il paziente entro 15 minuti dall'orario previsto
- Messaggio di follow-up: Se non risponde, invia messaggio Whatsapp: "Salve [Nome], abbiamo notato la sua assenza all'appuntamento di oggi. La contatteremo per capire se è successo qualcosa e per eventualmente riprogrammare."
- Chiamata di follow-up: Richiama dopo 2-3 ore con tono preoccupato, non accusatorio
Script per chiamata Post No-Show
"Salve [Nome], sono [nome] dello studio. Volevamo assicurarci che stesse bene, dato che non l'abbiamo vista oggi per l'appuntamento. È successo qualcosa di imprevisto?"
Se risponde con scusa valida: "Non si preoccupi, capita! L'importante è che stia bene. Vuole riprogrammare? In questo caso può utilizzare l'acconto già versato per il nuovo appuntamento."
Se non aveva scuse valide o non risponde: "Comprendo che possano sorgere imprevisti. Come le avevo spiegato, l'acconto serve proprio a coprire il tempo riservato che non possiamo più offrire ad altri pazienti. Se desidera riprogrammare, saremo felici di accoglierla con un nuovo appuntamento."
Politica Raccomandazione
- Con preavviso 24h+: Acconto rimborsato o trasferito
- Con preavviso 6-24h: Acconto trasferito al nuovo appuntamento
- Senza preavviso/No-show: Acconto trattenuto, nuovo appuntamento richiede nuovo acconto
CONSIGLIO AGGIUNTIVO:
Non essere troppo rigidi può aiutare. Se è la prima volta che accade si può pensare di tenere valido comunque l'acconto anche se non ha avvisato.
L'obiettivo è avere la persona in studio e farsi vedere comprensivi se necessario. Essere troppo rigiri fa perdere clienti.